Tabii ki, her gün birbirinin aynısı olamaz. Siz bir insansınız, makine değil. Ancak kendinizi "İş yerinde çok verimli bir gün geçirdim"den çok "Yapılacaklar listesi uzuyor" derken bulursanız, doğru sayfaya geldiniz demektir. Bu yazı herkes için; yöneticiler, çalışanlar ve günlerini kontrol etmek isteyen ya da görevlerle yönlendirilmek istemeyen kurucular. Başlamadan önce, sarmal sarmal uzayan o yapılacaklar listesinin illa ki sizin hatanız olmadığını belirtelim. Oyuna giren birçok dış faktör var. Yapılan araştırmalara göre, çalışanların %70'i işteyken nasıl dikkatlerinin dağıldığını hissettiklerini itiraf etti. Geveze iş arkadaşları ve ofis gürültüsü, çalışanların %80'i için en önemli dikkat dağıtıcı unsurlar olarak vurgulandı ve yanıt verenlerin %60'ından fazlası toplantıları üretken olma yolundaki başka bir kesinti olarak gördüğünü belirtti. Bununla birlikte, başka nedenler de var. Asıl soru ise şu olmalı: Ne yapmalıyım? Yapabileceğiniz en iyi şey, üretkenlik seviyelerinizi neyin etkilediğini belirlemek ve bunun üzerinde çalışmaktır. Bazen, önemli bir fark yaratabilen, aslında en küçük değişikliklerdir. Daha üretken olmak için gereken değişiklikleri yapmaya hazırlanmak idealdir. Aksi takdirde, tüm stresin tükenmişliğe yol açacağı gün uzak değildir. Şimdi gelin, gününüzü daha verimli hale getirmek için neler yapabilirisiniz, birlikte bakalım.

 

1. Görevlere Öncelik Verin.

"Önce canlı kurbağayı ye, daha kötüsü olmayacak" sözünü hiç duydunuz mu? Duymayanlar için bu, önce en zor işi yapmak ve günün geri kalanını kolaylaştırmak anlamına gelir. Nasıl mı? Bu, en zor görevden kaçmadığınız ve çalışma saatlerini sizinle birlikte sürüklemediğiniz zaman işe yarar. Daha fazla açıklamak gerekirse, liste ne kadar uzun olursa olsun görevleri önemli ve acil olmak üzere iki kategoriye ayırmanız önemlidir. Görevleri sırayla bu kategorilere ayırın ve analiz edin. Yapmak istediğiniz şeye göre listenizden veya zihninizden rastgele görev seçmeyi bırakın. Bu şekilde, her zaman çok şey yaparsınız ve yine de tamamlanmamış hissetmezsiniz. Yatmadan önce veya uyandığınızda bu yapılacaklar listesini oluşturma alışkanlığını aşılayın. Devredilebilecek görevleri belirlemek de iyi bir uygulamadır.

 

2. Etkili İletişim Kurun.

Yine yapılan farklı çalışmalara göre çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgi ve girdileri almak için her hafta ortalama 5 saat harcıyor. Bu, işin ertelenmesi, hatta unutulması veya iptal edilmesi için önemli bir neden haline gelir. İşte bu tür durumlarla başa çıkmanın iki yolu:

Yanıt bekleyen sizseniz ve görev çok acil değilse, o gün için bir sonraki göreve geçin. Girişlerin acilen gerekli olması durumunda, posta yoluyla takip etmek yerine bir ekip sohbet aracı kullanmayı düşünün.

Yanıt vermesi gereken kişi sizseniz, çok meşgul olmadığınız sürece gerekeni yapın. Bir toplantıdaysanız veya bir görev için zaman ayırdıysanız, aldığınız e-postalara otomatik bir yanıt paylaşın; "Önümüzdeki x saat boyunca e-postalarımı kontrol etmeyeceğim, lütfen çok acilse arayın," şeklinde. Herkesin üretkenliği adına, iletişimi kısa ve anlamlı tutmaya da çalışmalıyız. Lafı dolandırmaktan kaçının ve her yerde toplantılar, e-postalar, bire bir sohbetler organize etmeyi bırakın.

 

3. Zorunlu Molalar Verin.

İş profesyonellerinin çoğunun yaşam tarzı, görevlerine gelince oldukça hareketsizdir. Bunun da ötesinde, odağınızı kaybetmemek ve birbiri ardına görevleri yapmaya devam etmek zordur. Her saat veya her büyük görevden sonra kısa molalar vermek yapılacak en iyi şeydir. Zamanınızı gevşetmeyi bir fincan yeşil çay içmek, arama yapmak ve hatta sosyal medyanızı kontrol etmek için kullanın. Ayrıca, gün boyunca rahatlamanıza ve kaygıyla başa çıkmanıza yardımcı olacak bazı mindfullness teknikleri de uygulayabilirsiniz. Bununla birlikte, sosyal medyanızda dolaşan kıyamette kaybolmamayı ve bir sonraki görevi bitirmek için çalışma masasına zamanında dönmeyi unutmayın. Aşırı hırslı olmaya çalışırsanız ve tüm görevleri tek seferde yapmayı planlıyorsanız, ardından da uzun bir ara verirseniz, işler daha da kötüye gidebilir. Hiçbir mola saati zihinsel yorgunluğa yol açmaz. Öte yandan, mola verirseniz, daha fazla enerjiniz olur ve önünüzdeki işlere odaklanırsınız.

 

4. Rahatlatıcı Bir Çalışma Koltuğu Kullanın

Yanlış veya rahatsız bir sandalyede aynı duruşta oturmak sırt ağrısına ve kötü duruşa yol açabilir. İşimiz sahada değilse çoğu zaman kendimizi laptop başında oturmuş çalışırken buluyoruz. Bilakis, bu durum pandemiden bu yana yalnızca ağırlaştı. Rahatlatıcı bir sandalyeye yatırım yapmak çok daha mantıklı. Evde veya ofiste yükseklik & genişlik ayarı, döndürme ve yatırma işlevi olmazsa olmaz özelliklerdir.

 

5. Bir Çalışma Programı Oluşturun

Bir çalışma programı oluşturmak, özellikle dönüşümlü veya tek saatlik vardiyalarda çalışmak zorunda oldukları belirli sektörlerdeki veya iş profillerindeki profesyoneller için yararlıdır. Çalışma programı oluşturucu, vardiyalarınızı kolayca planlamanıza, kontrol etmenize veya değiştirmenize yardımcı olur. İzin taleplerinin net bir görünümünü verir, vardiya değişimlerini görür ve büyük bir üretkenlik artışı sağlar. Çalışanlarınızın uyum sağlamasını ve direnç göstermeden kabul etmesini sağlamak için mobil uygulama ile gelenleri arayın.

 

6. Düzenli Egzersiz Yapın

Daha önce de belirtildiği gibi, verimliliğimizi etkileyen birçok dış faktör vardır, bunlardan biri de vücut hareketidir. Hareketsiz yaşam tarzımız nedeniyle göz yorgunluğu, kalp hastalığı ve sırt ağrısına maalesef ki hepimiz az ya da çok eğilimliyiz. İşi etkileyen bu tür sorunlardan kaçınmak için düzenli olarak egzersiz yapmalısınız. Sadece aktif kalmanıza değil, aynı zamanda duruşunuzu yerinde tutmanıza da yardımcı olur. Ayrıca, iyi bir duruşun sizi daha güvenli ve daha az gergin yaptığına ve kambur/kötü duruşun olumsuz düşüncelere yol açabileceğine inanılmaktadır. Farkında olmayanlar için fiziksel egzersiz, zihinsel ve fiziksel enerjiniz için harika olan daha fazla ATP üretir ve böylece daha fazla üretkenliğe yol açar.

 

7. Sağlıklı Beslenin

Çok fazla abur cubur yemenin sizi uyuşuk hale getirebileceği yeni bir haber değil. Bu nedenle ne yediğinizi ve ne kadar yediğinizi kontrol etmeniz önemlidir. Öğün beslenmelerinizi dengelemeye başlayın ve akılsızca yemeyi bırakın. Daha fazla yeşillik ve meyve yemek en iyisidir. Aslında güne dengeli beslenme ile sağlıklı bir kahvaltı ile başlamak en iyisidir. Zamanında uyanın, dikkatli yiyin ve acele etmeyin. Kahve veya çayı smoothie ile değiştirmek gibi küçük bir çalışmayla başlayın ve ilerlemeye devam edin. Kahvaltı ne kadar iyi olursa verimlilik de o kadar iyi olur. Öğle yemeğinde, vücut enerjiyi sindirmede kullanmaya başlayacağından, ağır yemek yemekten kaçının, ayrıca uykulu hissedebilirsiniz. Salatalar ve buğulanmış sebzeler iyi bir seçim olabilir. Ancak, ağır bir şey yerseniz, daha küçük bir porsiyon alın.

 

8. Zamanınızı Yönetin

E-postaları kontrol etmek, iş bildirimlerini telefondan da almak, aramalar, çoklu görevler ve tüm bu gürültü, büyük zaman öldürücüler olarak sayılır. Zaman engellemeyi denemeli ve tek görev yapmaya başlamalısınız. Yapılacaklar listenize göre önemli görevlerinizi zamanlayın. Biriyle işiniz bittiğinde 10 dakikalık bir ara verin ve ardından bir sonrakine geçin. Eldeki görev 1 veya 2 saatten fazla sürecekse 2 dakika kuralını uygulayabilirsiniz. Bu zaman aralığını eldeki çok önemsiz ama acil işleri yapmak ve hatta e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için kullanabilirsiniz. Bu, dikkatinizin dağılmamasını ve odaklanmanızı sağlar.

 

9. İşe giderken Becerilerinizi Geliştirin

Neden işyerindeki bazı insanlar her zaman öğrenme eğrisini yükseltiyor gibi görünüyor? Bunun nedeni, becerilerini geliştirmeleridir. İşinizin doğru olduğunu öğrenirken, bazen daha başarılı olmak için yeniyi öğrenmeniz gerekir. 24 saat hepimizin sahip olduğu tek şey. Onları nasıl kullandığımız kesinlikle bir dünya fark yaratıyor. Bu nedenle, daha fazlasını öğrenmek için zaman bulamıyorsanız, bunun için işe gidip gelme sürenizi kullanmayı denemelisiniz. Bu birden fazla şekilde fayda sağlar. Zamanın yolda nasıl geçtiğini hissetmezsiniz ve zamanınızı sosyal uygulamalar, oyunlar veya şarkılar ile harcamak yerine yeni bir şeyler öğrenirsiniz.

 

10. "Hayır" Demeyi Öğrenin

Yapılacaklar listeniz uzadıkça, uygulamanız gereken ilk şey, hayır deme sanatını öğrenmektir. Performans hedeflerinizle uyumlu olmayan istekleri değerlendirmeyi bırakın. Halihazırda yapacak çok işiniz varken, mantıksız istekleri reddetmek doğru olandır. Aksi takdirde, yapılacaklar listeniz uzamaya devam ederek stresinizi artırır. Unutmayın, şimdiki zamanda zamanınızı nasıl geçirmeyi seçerseniz, geleceğiniz için tonu belirleyecektir. Örneğin, o günkü göreviniz bir blog yazmaksa ve o gün satış departmanından biri sizden bir satış konuşması yapmanızı isterse; ne söyleyeceğinizi biliyorsunuz: "Bugün yapamam, eğer kritikse, lütfen bununla ilgili yöneticime bir e-posta bırakın."

 

11. Zamanında Uyuyun

İdeal uyku saatini bozmak düşündüğünüzden daha fazla zarar verir. Uyku bozukluklarına yol açabilir, ancak bundan daha da önce işinize yansımaya başlar. Zamanında ve iyi bir 7-8 saat uyumamak, gün boyunca her şeye ayak uydurmakta zorlanmanıza neden olur. Kısacası hiçbir şey için yeterince uyanık olmazsınız. Çok yoğun bir programa sahip olduklarını iddia edenler için, yeterince uyumayıp üretkenlik seviyenizi önemli ölçüde düşürmektense, kesintisiz bir uyku çekmek ve işyerinde üretkenliği artırmak daha iyi değil mi? Yeterince iyi uyumak ve daha az saat içinde daha fazla çalışmak için enerjik hissetmek, daha fazla saat çalışmaktan ve yine de işleri halletmemekten daha iyi değil mi? Saatlere değil sonuca odaklanın. Gece kuşuysanız sizin için biraz zor olabilir ama imkansız değil. Her zamankinden daha erken uyanarak ve egzersiz yaparak başlayın, böylece vücudunuz erken uyuyacak kadar yorgun olur.

 

Verimli Bir Gün İçin...

Alışkanlıklarınızı değiştirmek kolay değildir, ancak iyi haber şu ki, çaba göstermeye devam ederseniz oraya ulaşacaksınız. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey var - sağlıklı beslenmek, zamanında uyumak, yapılacaklar listesi yapmak, görevlerinizi zamanlamak, egzersiz yapmak, hayır demek ve daha fazlası. Peki ya siz hangisinden başlamayı düşünüyorsunuz?