Zaman, herkesin en değerli kaynağıdır. Dolayısıyla verimli ve doğru bir şekilde kullanılması gerekmektedir. Başarı sadece yetenek ve hırsla değil aynı zamanda doğru bir zaman yönetimi ile mevcuttur. Hem kişisel hem akademik hem de iş hayatında başarıyı yakalamanıza yardımcı olan kritik bir beceri olarak bulunmaktadır. Doğru bir zaman yönetimi gününüzün daha verimli, odaklanmış ve rahat bir şekilde geçirmenize yardımcı olur. Aynı zamanda daha fazla işi daha az stresle tamamlamanıza yardımcı olurken daha fazla zaman ayırmak istediğiniz aktivitelerinizle ilgilenmenizi de sağlar. Bu da hedeflerinizi gerçekleştirebilmek için temel unsurlardan bir tanesidir. Peki zamanı doğru bir şekilde nasıl kullanabiliriz? Bu yazımızda doğru zaman yönetimi becerilerinizi nasıl geliştirebileceğinizi ve zamanı nasıl verimli kullanabileceğinize dair temel stratejiler yer almaktadır. Okumaya devam ederek zaman yönetimiyle ilgili aradığınız bilgilere ulaşabilirsiniz.Formun Altı
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, hayatın pek çok alanında karşımıza çıkan ve sınırlı zaman kaynaklarını en iyi şekilde kullanmayı ifade eder. Yapılacak işlerin önceliklendirilmesini ve zamanı organize ederek günün verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Bu beceri kişisel ve iş yaşamında başarılı olmanın temel unsurlarından biridir. Zamanını verimli kullanmasını bilen kişiler gün içerisinde işlerini rahat bir şekilde yetiştirebilirken aynı zamanda kendilerine de zaman ayırabilir. Zaman yönetimi stresi azaltarak daha başarılı olmanızı sağlar ve sizi adım adım başarıya götürür. Kusursuz bir iş planı oluşturulmasında büyük bir rolü bulunan zaman yönetimi doğru bir şekilde kurgulamak da oldukça önemlidir.
Zamanı Nasıl Doğru Yöneteceğinize Dair İpuçları
Zaman soyut aynı zamanda sabit kavramlardan biridir. Geçen zaman telafi edilemeyeceği için zamanın verimli kullanılması gerekmektedir. Peki doğru bir zaman yönetimi nasıl yapılır? Aşağıda verilen ipuçlarından yola çıkarak zamanınızı nasıl yönetebileceğinizi öğrenebilirsiniz. İşte o ipuçları.
1.) Motivasyon Kırıcı Unsurlardan Kurtulun
Zaman yönetimi becerisi kazanmak için öncelikle motivasyon kırıcı unsurlardan kurtulmalısınız. Bunlar çalışma alanınızda moralinizi bozacak eşya ve türevleri olabileceği gibi odanın ses, ışık ve ısı dengesinin de sağlanması gerekmektedir. Kısacası çalışacağınız odanın şartlarını iyileştirmeli, çalışmanızı engelleyici unsurları kaldırmalı ve rahat edebileceğiniz bir ortam hazırlamalısınız.
2.) Önceliklerinizi ve Hedeflerinizi Belirleyin
Doğru bir zaman yönetimi için önceliklerinizi, amaç ve hedeflerinizi net bir şekilde tanımlamanız gerekmektedir. Böylece sizin için önemli işleri belirleyip ilk olarak bunları planınıza almakla işe başlayabilirsiniz. Bu şekilde bir öncelik belirlemek neyi başarmak istediğinizi de kendinize hatırlatmış olursunuz. Kısa ve uzun vadeli hedeflerinizi yazmak sizi harekete geçirecektir. Tabi ki bunları gerçekleştirmek için plan yapmayı unutmamız gerek!
3.) Amaçlarınıza Ulaşabilmek İçin Plan Yapın
Doğru bir zaman yönetimi efektif bir plan yapmaktan geçmektedir. Hedefleriniz belirledikten sonra günlük veya haftalık görevler oluşturarak bir liste oluşturabilirsiniz. Böylece hangi gün ne yapmanız gerektiğini bilerek gününüze planlı bir şekilde başlayabilirsiniz.
4.) Aynı Anda Birden Fazla İş Yapmaktan Kaçının
Doğru bir zaman yönetiminin dikkat edilmesi gereken detaylarından biri de aynı anda birden fazla işi yapmaktan kaçınmak. Aynı anda birden fazla işle uğraşmak işlerinizin aksamasına ve özünde hiçbirini yetiştirememenize ya da düşük performansa neden olabilir. Bu da zaman kaybına yol açar. Dolayısıyla zamanınızı iyi değerlendirmek için işlerinizi öncelik sırasına göre sıraya koyarak birini tamamladıktan sonra bir sonrakine geçmelisiniz. Böylece zamanınızı iyi değerlendirebilir, enerjinizi ve odağınızı kaybetmezsiniz.
5.) Uykunuzu Almış Bir Şekilde Uyanın
Uykunun zamanı doğru yönetmekle ilgili pek çok etkisini bulunduğunu söylesek inanır mısınız? Bilindiği üzere uykusuzluk çeşitli sağlık problemlerine neden olmaktadır. Bu da başarısızlığa ve işlerinizin aksamasına neden olur. Doğru bir zaman yönetimi için hayatınızı da düzenlemeli ve uyku düzenine önem vermelisiniz. Böylece gün içinde kaliteli bir zaman geçirerek hem tamamlanması gereken işlerinize hem de kendinize veya sosyal çevrenize zaman ayırabilirsiniz.
6.) Bir Sonraki Günü Planlayın
Zamanı doğru ve verimli kullanabilmek için plan yapmak oldukça önemlidir. Dolayısıyla bir sonraki günün planını yaparak güne hazırlıklı başlayabilirsiniz. Böylece o gün ne yapacağınızı önceden bilir, sizi stres altına sokacak durumlardan uzaklaşabilirsiniz. Aynı zamanda gün içinde yapmanız gerekenleri daha rahat bir şekilde sıraya sokabilirsiniz.
7.) Mola Vermeyi Unutmayın
Sürekli çalışmak, zaman yönetimi açısından verimsiz bir sürece sebep olabilir. Zamanı doğru kullanmanın yollarından biri de mola vermek ve mola zamanınızı iyi planlamaktır. Bunun için düzenli aralıklarla molalar vermelidir. Böylece beyin yeniden odaklanmakta ve enerji toplamaktadır. Düzenli aralıklarla mola vermek daha uzun süreli bir çalışma süresi yaratabilmenize de yardımcı olur. Çalışmalarınızı bölerek yapmak ve her bölüm tamamlandığında mola vermek işinizi daha verimli bir şekilde yapmanıza yardımcı olacaktır.
8.) Gerekli Olmayan İşleri Planınızdan Ayıklayın
Gün içinde gereksiz olan işleri planınızdan çıkarın. Böylece enerjinizi daha önemli işlere verebilir ve onları halledebilirsiniz.
9.) Dikkat Dağıtıcı Unsurları Ortada Kaldırın
Etkili bir zaman yönetimi için dikkat dağıtıcı ve zamanınızı boşa harcayacağınız unsurlardan uzak durulması gerekiyor. Boş internet gezintisi, sosyal medya, gereksiz toplantılar gibi etkenler zamanınız çalabileceği için bunları sınırlamalısınız. Böylece üretkenliğinizi arttırabilirsiniz. Aynı zamanda cep telefonu kullanımını sınırlamak da zamanı doğru ve verimli bir şekilde kullanabilmenize yardımcı olacaktır.
10.) İş Devretmekten Çekinmeyin
Sizin yerinize başkalarının da yapabileceği bir işiniz varsa ve gün içindeki sıkışıklığınız sizi zorluyorsa işlerinizi devredebilirsiniz. Özellikle iş hayatında bu gibi işlemler verimliliğinizi arttıracaktır.
11.) Kendinizi Üretken Hissettiğiniz Zamanları Seçin
Kendinizi her zaman enerjik ve üretken hissedemeyebilirsiniz. Zaman planlaması yaparken de bunu göz önünde bulundurmanız gerekir. Bunun için kişisel özelliklerinizi, kendinizi daha verimli hissettiğiniz saatleri göz önünde bulundurarak, en üretken olduğunuz zaman dilimlerine göre işlerinizi planlayabilirsiniz. Zaman yönetiminin kişinin yaşam tarzı ve alışkanlıklarıyla da ilgili olduğunu unutmayın.
12.) Gün İçinde Sevdiğiniz Aktivitelere Vakit Ayırın
Zaman yönetiminin önemli detaylarından biri de kendinize zaman ayırmayı unutmamak. İyi bir zaman yönetimi kişisel bakım, sağlık ve dinlenmeye de önem vermek demektir. Kendinizi dinlendirmek ve sevdiğiniz aktivitelere zaman ayırmak enerjinizi geri kazanmanıza ve daha verimli bir şekilde çalışmaya geri dönmenize yardımcı olmaktadır.
Zaman Yönetimi İçin Uygulayabileceğiniz Teknikler
Yaşamın temposuyla başa çıkmak ve zamanı verimli kullanabilmek için uygulayabileceğiniz birkaç teknik yer almaktadır. Bu teknikler sizi kişisel ve profesyonel anlamda başarıya ulaştırmada etkili yöntemlerdendir. Zaman yönetimi teknikleri, işlerinizi düzenleme, önceliklendirme ve en önemlisi de zamanı verimli ve doğru kullanmanız noktasında size rehberlik eder. Birden fazla zaman yönetimi tekniği bulunuyor olup bunlar arasından kendinize uygun olduğunu düşündüğünüz tekniği uygulayabilirsiniz. Peki bu bahsi geçen zaman yönetimi teknikler nelerdir. Gelin şimdide de onlara bakalım.
Pomodoro Tekniği
Pomodora tekniği, zaman yönetimi teknikleri arasında en bilinen ve uygulanan yöntemlerinden biridir. Bu teknik 1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Uygulanması en basit yöntemle arasındadır. Bu teknikte belirli bir süre boyunca odaklı bir şekilde çalışılır. Bu süre genelde 25 dk. civarındadır. Ardından 5 dk.’lık kısa ve her dört periyotta bir 15 dk.’lık uzun olmak üzere molalar bulunur. Bu süreç yapılacak işler tamamlanana kadar tekrarlanmaktadır. Bu tekniğe özel Pomodoro Sayacı adı verilen bir sistem de bulunmaktadır. Teknik kısaca şu şekilde özetlenebilir:
- Yapılacak iş ve görevler listelenir.
- 25 dk.’lık zamanlayıcı kurulur ve bu süreçte yapılan işe odaklanılır.
- 25 dk. sonunda 5 dk.’lık mola verilir.
- 4 defa tekrarlanan bu süreç sonunda 15 dk. uzun bir mola verilir.
Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimi Tekniği
Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen bu matris, basit bir mantık üzerine oturtulmuş durumda. Bu matris görevlerin önceliklendirilmesi, zamanın verimli bir şekilde kullanılması konusunda kişilere yardımcı olur. Bu zaman yönetimi sisteminde görev listesi önemli ve önemsiz olarak ayrılıyor. Aynı zamanda acil ve acil olmayan işler olarak da ikiye ayırıyorsun. Yani dört ayrı bölüme ayrılıyor. Bunları şu şekilde özetleyebilmemiz mümkün:
- Acil – Önemli Kategorisi: Bu kategori, hemen yapmanız gereken işlerin listeleneceği kutucuk olarak ele alınır. Bu işler anlık dikkat gerektiren durumlar, kriz anları, acil projeler gibi işler olabilir.
- Acil Değil – Önemli Kategorisi: Uzun vadeli işler ve stratejik planların dahil edilebileceği kategori. Bu kategoride bulunan işleri ne zaman yapacağınıza karar vermeniz gerekir. Böylece planınıza uzun ya da kısa vadede dahil edebilirsiniz. Bu işler gelecekte büyük bir fayda sağlayabilir.
- Acil – Önemli Değil Kategorisi: Bu kategorideki işler acil fakat dikkat dağıtan işleri içerir. Bu yüzden mümkün olduğunca az zaman harcamanız gerekir. Bunun için eğer işlerinizi devredilebilecek işler ise bir başkasına devrederek zamandan tasarruf edebilirsiniz.
- Acil Değil – Önemli Değil Kategorisi: Bu kategoride bulunan işleriniz daha sonra yapabileceklerinizden oluşmalıdır. Bu kategoridekiler önceliğiniz olmamalı en son bakacağınız işler arasında yer almalıdır.
Bu metoda göre birinci kategoride yer alan işler hemen yapılmalıdır. İkinci kategoride yer alan işler için uygun bir zaman dilimi belirlenmeli, üçüncü kategoride yer alan işler devredilmeli ve dördüncü gruptaki işler ise iptal edilmelidir. Bu şekilde verimli bir zaman yönetimi yapılabilecektir. Eisenhower matrisi daha çok yönetici, lider ve eleştirel düşünenler için önerilmektedir.
Kaban Zaman Yönetimi Tekniği
Bir Japon zaman yönetimi tekniği olan Kaban tekniği, proje yönetimi ve görev yönetimlerinde yaygın olarak kullanılır. “Kaban” kelime anlamı olarak tabela anlamına gelmektedir. Teknikte yöntemini buradan ele almaktadır. Kaban zaman yönetimi tekniğinde görevleri ve projeleri, daha iyi izlemek, önceliklendirmek ve tamamlamak için bir tahta veya tablo kullanılır. Böylece yapılacak görevler görselleştirilir. Tablolara yapılacaklar, yapılıyor ve yapıldı sütunları oluşturularak yapılacak işler listelenir. Bu yöntem daha çok Scrum gibi yazılım ve iş geliştirme süreçlerinde tercih edilir. Siz de özellikle iş hayatında bu zaman yönetimi tekniğini kullanabilirsiniz.
Doğru Bir Zaman Yönetiminin Sağladığı Avantajlar
Zaman yönetimini doğru bir şekilde planlamak gün içinde daha verimli çalışabilmenize yardımcı olur. İşlerinizi aksatmadan ve ertelemeden ilerletebileceğiniz zaman yönetimi ile hayatta da pek çok avantaj yakalayabilmenize yardımcı olur. Doğru bir zaman yönetimi avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
- Planlama yapma ve karar alma kabiliyetinin gelişmesine katkı sağlar. Zamanın etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlarken karar verme süreçlerini de iyileştirir. Yapılan işin ve zamanın öneminin algılanmasını sağlar.
- Verimliliği arttırır. Zamanı etkin bir şekilde kullanmak kişinin daha verimli olmasına yardımcı olur. Daha az çalışarak daha çok iş yapmasını sağlar.
- Stres seviyesinin dengelenmesini sağlar. Doğru bir zaman yönetimi, gün içinde nelerin yapılacağı planlandığı için stres olunabilecek durumları da ortadan kaldırır. Böylece daha az strese maruz kalır, enerjinizi tüketmezsiniz.
Zamanı doğru kullanmak kişilerin başarını da arttırır. Böylece kendinize ayıracağınız vakit de artacaktır.